個人情報保護方針

方針

1. 個人情報の取得、利用及び提供に関して

   • 適法、かつ、公正な手段によって個人情報を取得いたします。
   • 利用目的の達成に必要な範囲内で、個人情報を利用いたします。
   • 個人情報を第三者に提供する場合には、事前に本人の同意を取ります。
   • 取得した個人情報の目的外利用はいたしません。
   • 目的外利用の必要が生じた場合は新たな利用目的の再同意を得た上で利用いたします。

2. 法令、国が定める指針その他の規範（以下、「法令等」という。）に関して

   • 個人情報を取り扱う事業に関連する法令等を常に把握することに努め、当社事業に従事する従業者（以下、「従業者」という）に周知し、遵守いたします。

3. 個人情報の安全管理に関して

   • 個人情報への不正アクセス、個人情報の漏えい、滅失、又はき損などの様々なリスクを防止すべく、個人情報の安全管理のための迅速な是正措置を講じる体制を構築し維持いたします。また、個人データ及び特定個人情報等の漏洩・紛失等を防止するため適切な安全管理措置を講じるとともに、利用する必要がなくなった個人データ及び特定個人情報等については、遅滞なく廃棄または削除します。
   • 適時に点検を実施し、発見された違反や事故に対して、速やかにこれを是正するとともに、弱点に対する予防処置並びに改善が必要であれば遅滞なく実施いたします。
   • 「特定個人情報取扱規程」を定め、安全に関する教育を従業者に徹底いたします。また、特定個人情報等を取り扱うものに対する教育を実施します。
   • 個人データを取り扱う従業者や委託先（再委託先等を含みます。）に対して、必要かつ適切な監督を行います。

4. 苦情・相談に関して

   • 個人情報の取扱いに関する苦情及び相談については、個人情報問合せ窓口を設け、迅速な対応が可能な体制を構築し、誠意をもって対応いたします。

5. 継続的改善に関して

   • 当社の個人情報保護マネジメントシステムは、個人情報保護のため、内部規程遵守状況を監視及び監査し、違反、事件、事故及び弱点の発見に努め、経営者による見直しを実施いたします。これを管理策及び内部規程に反映し、個人情報保護マネジメントシステムの継続的改善に努めます。
   • 改善においては、法令等及び JIS Q 15001 に準拠いたします。

6. 個人番号及び特定個人情報（以下「特定個人情報等」）について

   • 「行政手続きにおける特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」などの関係法令及びガイドライン等を遵守します。
   • 特定個人情報等の安全管理措置については、業務場所を特定して物理的な対策を講じるとともに、従業者への教育を定期的に実施します。

制定年月日：令和5年10月1日
株式会社コプロテクノロジー

代表取締役社長　西岡 秀樹

個人情報の取扱いについて

1. 個人情報の取得・利用目的について

   • 当社は、取得した個人情報を以下の目的のために利用させていただきます。

     1. 人材派遣・人材紹介事業におけるサービスの提供及び斡旋のため
     2. 受託開発、営業業務、契約業務、請求・支払業務のため
     3. 従業員採用に関する業務のため
     4. お問い合わせへの回答のため
     5. 応募者・採用候補者に関するデータ分析のため
     6. 当社の事業活動に関するマーケティング活動、広告配信のため
     7. 業務遂行のため

2. 個人情報の委託について

   1. （１） 当社は、個人情報取扱業務の全部または一部を外部に委託する場合があります。この場合、当社は当社委託先に対し必要かつ適切な監督を行います。
   2. （２） 当社は、当社親会社に個人情報取扱業務の全部または一部を委託することがあります。当社親会社は、受託業務遂行のために善良なる管理者の注意義務を持って、委託された業務を取扱います。

3. 個人情報の第三者提供について

   • 当社は、取得した個人情報を適切に管理し、あらかじめご本人の同意を得ることなく個人情報を第三者に提供することはいたしません。ただし、以下のいずれかに該当する場合は、この限りではありません。

     1. 法令に基づき開示・提供を求められた場合
     2. 個人情報の取扱に関する業務の全部または一部を委託する場合（ただしこの場合、当社は委託先との間で個人情報保護に関する契約を締結する等、委託先の適切な監督に努めます。）
     3. 統計的なデータなどご本人を識別することができない状態で開示・提供する場合
     4. 人の生命、身体または財産の保護のために必要な場合であって、ご本人の同意を得ることが困難である場合
     5. 国または地方公共団体等が公的な事務を実施するうえで、協力する必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合
     6. 従業員から事前に同意をいただいた場合
     7. 共同利用の範囲に掲げる者に対して提供する場合

4. 共同利用について

   • 当社は、以下に定める通りに個人データを共同利用します

     1. 共同利用する個人データの項目

        1. １ 従業員の個人データ
           従業員の氏名、所属組織、住所、電話番号、メールアドレス等の連絡先情報、および生年月日。
        2. ２ お客様の個人データ
           お客様の氏名、所属組織、住所、電話番号、メールアドレス等の連絡先情報。
     2. 共同利用する者の範囲
        当社および株式会社コプロ・ホールディングス
     3. 利用する者の利用目的
        「個人情報の利用目的」に記載。
     4. 個人データの管理について責任を有する者
        当社および株式会社コプロ・ホールディングス
   • 共同利用する個人データについては当社が責任を負います。当社の住所および代表者については、個人情報保護方針の当社の名称・住所・代表者の氏名をご覧下さい。
     共同利用についてのお問い合わせは下記の通りです。
     〒450-0003 名古屋市中村区名駅南1-24-20 名古屋三井ビルディング新館13F 1304号
     株式会社コプロテクノロジー
     個人情報保護相談窓口　事業本部　本部長
     

5. 安全管理措置

   • 当社が講じている安全管理措置は下記のとおりです。

     1. 組織的安全管理措置

        1. 個人情報保護に関する管理の体制と仕組みなど、個人情報保護マネジメントシステムを継続的に改善
        2. 個人情報保護に関する管理体制として、個人情報管理事務局を配置
        3. 個人情報が漏えいした場合の社内ルールの策定
        4. 個人情報取扱いについて、定期的な監査の実施

     2. 人的安全管理措置

        1. 個人情報の取扱いに関する留意事項について、従業員に定期的な研修を実施

     3. 物理的安全管理措置

        1. 入退室管理システムの設置
        2. 個人情報が記載された書類を施錠できるキャビネット保管
        3. 個人情報が記録された電子媒体を社外に持ち出す際の社内ルールの策定
        4. 不要になった個人情報が記載された書類、電子媒体の廃棄は復元不可能な方法により実施

     4. 技術的安全管理措置

        1. 個人情報データベースを取扱うことが出来る従業員を限定
        2. 個人情報へのアクセス者の識別及び認証
        3. セキュリティ対策ソフトウェア等を導入

     5. 外的環境の把握

        1. 外国において個人データを取扱う場合、当該外国の個人情報保護に関する制度等を把握した上で、個人データの安全管理のために必要かつ適切な措置を講じます

6. 開示等の請求手続き

   • 当社がご本人様又はその代理人様から、当社が保有する開示対象個人情報に関して(1)開示のご請求、(2)利用目的の通知のご請求、(3)訂正のご請求、(4)追加のご請求、(5)削除のご請求、(6)利用停止又は第三者提供の停止のご請求等（以下、(1)から(6)を総称して「開示等のご請求」という。）のご要望があったときは、所定の手続きでご本人様であることを確認のうえ、速やかに対応します。ご対応させていただく場合の手続きは、下記のとおりです。

7. 開示等の請求の申出先

   • 開示等のご請求については、個人情報開示等請求書に必要書類を添付の上、郵送によりお願いいたします。請求書を当社へ郵送する際には、配達記録郵便や簡易書留郵便など、配達の記録が確認できる方法にてお願いいたします。なお、封筒に朱書きで「個人情報請求書在中」とお書き添えいただければ幸いです。
     また、電子メールによる開示を希望される場合は、お手数ですが、下記窓口に電話にてお問合せ下さい。

8. 開示等の請求における提出書面

   • 開示等のご請求を行う場合は、個人情報開示等請求書に所定の事項を全てご記入の上、ご郵送ください。
     なお、ご本人確認をさせていただく場合もございます。

     1. （１）ご本人様本人であることを確認するための書類（コピー）
        運転免許証、住民票の写し、健康保険証の被保険者証のいずれか１点
        ※コピーは本籍地・個人番号を塗りつぶしたものをご用意下さい。

9. 代理人様による開示等のご請求

   • 開示等のご請求をすることについて代理人様に委任する場合は、個人情報開示等請求書に加えて、下記の書類をご同封ください。

     1. （１）代理人様本人であることを確認するための書類（コピー）
        運転免許証、住民票の写し、健康保険証の被保険者証のいずれか１点
        ※コピーは本籍地・個人番号を塗りつぶしたものをご用意下さい。
     2. （２）委任状（ご本人様により委任状に捺印し、その印鑑の印鑑登録証明書を添付してください。代理人様が親権者などの法定代理人のときは、委任状に代えて、ご本人様との関係がわかる書類をご提出いただくことも可能です。）

10. 開示、利用目的の通知のご請求に関する手数料

    • 個人情報の開示及び利用目的の通知を行う際、書面交付による開示を希望される場合は、１回の請求ごとに、500 円（税込）の手数料を、電子メールによる開示を希望される場合は2,000 円の開示手数料をいただきます。

    • 個人データ開示等請求書等の必要な書類をご郵送される際に、書面交付による開示を希望される場合は500 円分の郵便定額小為替、電子メールによる開示を希望される場合は2,000 円分の郵便定額小為替を提出書類にご同封ください。郵便定額小為替はゆうちょ銀行または郵便定額小為替を取扱う郵便局で購入出来ます。郵便定額小為替のご購入のための料金及び当社への郵送料はお客様にてご負担ください。
      なお、手数料が不足していた場合、及び手数料が同封されていなかった場合は、開示、利用目的の通知は致しかねますので、ご注意ください。

11. 開示等のご請求に対する回答方法

    • 請求者の請求書記載住所宛に書面又は電子メールの送付によってご回答いたします。なお、電子メールの送付にあたっては、電子メールの送付に加え、解凍用パスワードを別送致します。

12. 認定個人情報保護団体

    • 当社は、下記の認定個人情報保護団体の対象事業者です。当社の個人情報の取り扱いに関する苦情については、下記へお申しいただくこともできます。

13. 関係法令及びその他の規範の厳守について

    • 当社では、取得した個人情報に関して適用される法令及びその他の規範を厳守致します。また、日本国の従うべき法令その他の規範の変更に伴い、本「個人情報の取扱いについて」を改定することがあります。その際は、当社 WEB サイト上等で直ちに公表致します。なお、本ページの内容はWEB への掲載日以降適用するものと致します。

14. その他の公表事項

    • 当社は、匿名加工情報について、現時点で作成・提供している事実はありません。匿名加工情報の取扱い、処理の方法、その他の事項についてお知らせする必要が生じた場合には、随時追記して公表致します。

【個人情報に関する窓口】

〒450-0003 名古屋市中村区名駅南1-24-20 名古屋三井ビルディング新館13F 1304号

株式会社コプロテクノロジー
個人情報保護相談窓口　事業本部　本部長
Tel：052-485-9366（平日9：00-18：00）

【認定個人情報保護団体の名称及び、苦情の解決の申出先】

（認定個人情報保護団体の名称）
一般財団法人日本情報経済社会推進協会
（苦情の解決の申出先）
個人情報保護苦情相談室

〒106-0032 東京都港区六本木1-9-9 六本木ファーストビル12F
TEL：03-5860-7565　0120-700-779

＜ご注意＞
※上記連絡先は当社の商品・サービスに関する問合せ先ではございません